Actualités ordre du jour

Publié le 24 novembre 2015 par Arnaud Yhuel

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Comment réussir un bon ordre du jour ?

Pour qu’une réunion se passe bien, il est important d’avoir un ordre du jour sur lequel s’appuyer. Réaliser un bon ordre du jour est primordial pour faciliter l’organisation de la réunion. Quelles sont les bonnes pratiques à suivre ? Voici une petite série de conseils pour établir un ordre du jour efficace…

Limitez les sujets pour éviter de vous disperser

Comme il est souvent difficile de choisir quand on nous propose trop de possibilités, il est presque impossible de rester concentré longtemps sur de multiples sujets. Plus votre réunion abordera de thématiques différentes et plus vos collaborateurs auront du mal à suivre. Notamment, parce qu’ils ne sont peut-être pas concernés par tous les sujets que vous leur proposerez.

La bonne question à poser est : « Tous les participants de la réunion sont-ils concernés par tous les sujets abordés ? » Si ce n’est pas le cas, alors il vaut sûrement mieux programmer plusieurs réunions avec les bons interlocuteurs. Vous avez plus de chance de garder leur attention.

Faites connaitre l’ordre du jour aux participants

Cela paraît simple à dire mais il est très important de diffuser l’ordre du jour, en avance, à tous les participants. Ne serait-ce que pour que vos collaborateurs préparent cette réunion comme il se doit et puissent rédiger des questions ou savoir si certains sujets les concernent directement.

Ne préparez pas tout, tout seul…

Même si vous avez du mal à déléguer, que vous pensez pouvoir y arriver seul, vous aurez sûrement besoin de vous faire épauler. Seul les super héros ont des super pouvoirs ! Trouvez des responsables pour chaque sujet abordé lors de la réunion et affectez leur une mission précise. Votre réunion n’en sera que plus dynamique et conviviale.

Regroupez tous les documents essentiels

Si vous avez suivi le conseil précédent et que vous avez réussi à déléguer certaines présentations, n’oubliez pas de regrouper tous les documents qui serviront à chacun. Pour plus de clarté et d’efficacité, il est fortement recommandé d’éviter que chacun apporte sa clé USB ou son ordinateur. Le temps que vous perdrez à brancher, débrancher ou chercher les documents utiles dans le dossier adéquate sera précieux et vous éviterez les écueils du genre : « mais pourtant j’étais sûr de l’avoir rangé là, c’est qu’il doit être sur une autre clé USB… » !

Le mieux est de tout regrouper au même endroit (Dropbox, Whaller, outils interne, etc.) et de classer les documents en fonction des sujets évoqués. Ainsi il sera beaucoup plus facile de s’y retrouver.


A propos de l'auteur

Arnaud YHUEL

Président de l'association Résowest et consultant SEO (référencement) freelance - www.mediamiu.com



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