LES FONDAMENTAUX

RÉSEAU | SÉCURITÉ | STOCKAGE | SAUVEGARDE | MESSAGERIE | SITE WEB 
 
Voici les 6 fondamentaux à étudier pour bâtir votre informatique d’entreprise. L’utilisation de l’outil informatique s’est tellement banalisée depuis 15 ans, que ne pas avoir d’ordinateur ou simplement internet paraît improbable, même dans un petit commerce. A la maison, l’informatique a déjà conquis le terrain, d’abord avec le PC ou le Mac (selon les religions), puis avec la box internet, qui s’est répandue comme une traînée de poudre dans les maisons et appartements, offres triple play, Vidéo à la Demande, Wifi, sont des termes qui sont de plus en plus maîtrisés. Mais en entreprise, l’informatique doit être considéré comme un outil de travail, avec ce que cela implique de professionnalisme pour l’utiliser. Ces quelques lignes vous présentent les bases d’un réseau informatique professionnel.

 

RÉSEAU 

Lorsque plus d’un ordinateur est utilisé pour votre structure (commerce, entreprise, cabinet, etc.) et doivent travailler ensemble, on parle de réseau informatique. Il existe des règles simples pour vous permettre d’en exploiter au mieux les capacités, et aussi pour éviter les complications et les pertes de temps et d’énergie.

Un réseau informatique est presque toujours relié à un accès Internet (Modem, box ou routeur). Cet appareil est peut être doté de plusieurs prises réseau (RJ-45), dans le cas contraire vous devez utiliser un switch (multiprise réseau) pour connecter plusieurs machines (pc, portable, imprimante, serveur) au réseau de l’entreprise.Un câblage réseau est l’idéal pour travailler, mais il n’est pas toujours présent ou pas partout, dans ce cas le Wifi (ou le CPL parfois) peut être un bon moyen de contournement, il demande cependant une attention plus importante à la partie sécurité : à voir au chapitre sécurité).

La téléphonie utilise maintenant les mêmes câbles réseau que l’informatique, c’est pour cela qu’on recommande de disposer de minimum 2 prises réseau par poste de travail ; si vous faites construire ou rénover vos bureaux, penser à le demander et à utiliser des câbles de catégorie 6.

 

SÉCURITÉ 

La sécurité est presque tout le temps sous estimée sur un réseau informatique professionnel, et ce à plusieurs niveaux, souvent car on se dit que les attaques de virus ou les fuites ou pertes de données ne concernent que les grosses entreprises. Vous entendrez rarement un de vos amis ou un confrère vous parler de données perdues définitivement car la machine a subi une attaque internet, tout simplement car bien souvent ils ne le savent pas ou ne le comprennent pas – on résume souvent ce type de situation par un « l’informatique me cause encore des soucis » (pour les plus polis ^^).

Et c’est vrai que c’est assez complexe à détailler, mais c’est pourtant très fréquent, si ce n’est quasi systématique, nos réseaux informatiques sont complètement à la merci du premier robot ou hacker venu. Un exemple assez parlant, que l’on observe à chaque période de vacances scolaires : vos postes informatiques professionnels sont allumés presque toute la journée (et certains les laissent même souvent allumés la nuit), c’est une cible rêvée pour les hackers qui ont besoin de vos machines pour relayer les attaques et Spams qu’ils envoient par millions. A chaque vacance le volume de Spams bloqués ou reçus est diminué par 10 ou 20, c’est du aux postes éteints des entreprises ou écoles ou administrations qui ne relayent plus les campagnes de Spams.

Plusieurs gestes simples peuvent vous permettre d’élever significativement votre niveau de sécurité (et inciter le premier robot ou hacker qui passe à aller voir votre voisin plutôt que vous) :

Une vraie stratégie de mot de passe, composée de chiffres, de lettres ou de signes de ponctuation : remplacez par exemple les voyelles de chaque mot de passe par un signe de ponctuation (ceux du bas à droite de votre clavier feront bien l’affaire). exemple : le mot « stratégie » est votre mot de passe. en remplaçant les voyelles par les signes de ponctuation de vote clavier, successivement, cela donne « str,t;g:! » … bien plus compliqué à trouver par un robot ou un hacker. Et si en plus vous rajoutez quelques chiffres en début ou fin de mot de passe vous élevez encore d’un niveau sa sécurité. Pensez à faire de même pour votre réseau WiFi car il représente la faille la plus béante de votre réseau.

 

STOCKAGE 

Le stockage de vos données doit être centralisé sur un serveur ou un dispositif de stockage réseau, ceci pour plusieurs raisons :

Les données utilisées par plusieurs personnes doivent pouvoir être classées, retrouvées facilement, sauvegardées efficacement ou même répliquées pour plus de sécurité. Avec le prix du Giga octet (Go) qui a chuté vertigineusement ces dernières années, il devient vraiment très simple de se doter d’un système de stockage professionnel sans dépenser des mille et des cents. Pensez à opter pour un dispositif doté d’un système RAID (réplication des données sur deux disques jumeaux) ou bien d’un système de synchronisation sur plusieurs endroits.

Un poste informatique n’est pas fait pour stocker de l’information, il est fait pour utiliser un ou des logiciels qui vont exploiter des informations stockées ailleurs (Internet, serveur de fichiers, base de données, etc). Si votre portable est perdu, oublié ou volé, vous aurez non seulement perdu un appareil précieux, mais vous pouvez en racheter un, mais aussi et surtout des données qui seront peut être perdues à jamais ….

 

SAUVEGARDE 

C’est le pendent du stockage. Une donnée stockée doit être sauvegardée. Cela n’implique pas forcément de tout copier en double, car les systèmes de sauvegarde savent en général ne copier que les modifications pour pouvoir « reconstruire » la donnée en cas de besoin. Il est cependant important de trouver un système qui vous permette « d’externaliser » la sauvegarde. Plusieurs raisons assez évidentes le justifient : Votre système de stockage peut tomber en panne (choc électrique lors d’un orage, dégât des eaux), ou bien être volé (cambriolage). En combien de temps vous remettez vous au travail sans perdre en productivité, ou pire : en crédibilité ? posez vous la question…

Vous pouvez externaliser votre sauvegarde en la plaçant sur un système de bandes ou disque externe. Dans ce cas vous utilisez en général plusieurs médias (jeu de bandes ou disques par jour ou par semaine), et vous prenez le soin de partir avec les copies chaque soir ou chaque semaine. Ce procédé est efficace, bien qu’un peu vieillissant, et il demande de la rigueur et l’acceptation de la responsabilité que cela implique pour la personne en charge de cette tâche.

Vous pouvez également opter pour une externalisation de vos données sur un espace hébergé (voir chapitre hébergement), vos données sont alors sauvegardées automatiquement via Internet.

 

MESSAGERIE

La messagerie peut prendre plusieurs formes, selon l’usage que vous souhaitez en faire. Généralement votre fournisseur d’accès vous en fournit une de base dans son offre. Vous avez un accès web pour la consulter, ou vous pouvez paramétrer vos postes pour qu’ils reçoivent les messages dans un logiciel de messagerie comme Outlook ou Thunderbird. Très abordable, cette messagerie de premier niveau permet déjà de pouvoir souscrire à un nom de domaine aux couleurs de votre entreprise (i.e. monentreprise.com) et de gérer plusieurs boîtes aux lettres pour vous et vos collaborateurs. Vérifiez bien, dans cette configuration, que vos messages sont bien stockés et sauvegardés en ligne par votre fournisseur d’accès, ou bien pensez à ajouter les boîtes aux lettres sur les postes à la sauvegarde de vos données sur votre système de stockage. Et oui ! dans la plupart des cas on ne pense pas à sauvegarder les pièces jointes (souvent très importantes) des emails qu’on reçoit et on va les recherchez directement dans les mails quand on en a besoin…. utilisant ainsi la messagerie comme un système de stockage. Alors pensez à les sauvegarder pour éviter les déconvenues.

La messagerie englobe plusieurs fonctions, c’est pour cela qu’on parle plus de « chaîne de messagerie« . Cette chaîne de messagerie regroupe généralement les fonctions Messagerie + Contacts + Agenda + Tâches, certaines proposent même de la gestion de projet, un wiki ou bien un système de publipostage ou encore de prise de notes partagées.

Si vous êtes plus de 5 personnes, il devient intéressant d’opter pour une chaine de messagerie professionnelle, soit installée sur un de vos serveurs, ou bien simplement hébergée en ligne et connectée à votre Outlook, Smartphone, Tablette, etc. La chaîne de messagerie professionnelle la plus connue est Microsoft Exchange, et représente des coûts de licence à l’achat ou à l’abonnement selon le mode d’acquisition retenu. Il existe aussi des solutions alternatives proposant ces fonctionnalités, comme Zimbra et eGroupWare (payant ou gratuit selon la version) et même des outils venus du monde du particuliers, que je ne recommande pas mais qui peuvent dépanner au début, comme Outlook.com (ancien hotmail) ou Gmail (gratuit, mais limités et peu personnalisables).

 

SITE WEB

Avoir un site web est devenu obligatoire pour un commerce ou une entreprise. Les professions libérales peuvent s’en affranchir, bien qu’on remarque qu’une présence sur Google lors des recherches s’avère souvent décisif, mais dans le droit ou la santé ! Eh oui, les années 2010 sont aussi celles de l’ère du « tout connecté »…

Je ne suis pas le mieux placé pour en parler, la création et gestion de sites web ne faisant pas partie de mon domaine de compétence, mais je peux témoigner que depuis que nous avons investi du temps et de l’argent dans le site web de Provectio, nous avons significativement amélioré notre image de marque, notre crédibilité aux yeux de nos clients et prospects, et même reçu des appels entrants, qui pour la plupart généré du business. Un vrai plus qu’il ne faut surtout pas sous estimé et j’invite les spécialistes du secteur à venir présenter les conseils et bonnes pratiques autour du site web professionnel. 

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